Alles, was Sie über die Feinheiten der Briefwahl bei einer Miteigentümerversammlung wissen müssen

Was ist die rechtliche Grundlage für die Briefwahl bei einer Hauptversammlung?

Das ELAN-Gesetz vom 23. November 2018 ermöglicht es den Miteigentümern, vor der Vers ammlung per Post mit einem"Abstimmungsformular" abzustimmen(Artikel 17-1 A des Gesetzes vom 10. Juli 1965).

Das Dekret Nr. 2020-834 vom 2. Juli 2020 definiert die Bedingungen für diese Abstimmungsmethode.

Das Muster des Abstimmungsformulars wird durch eine Verfügung vom gleichen Datum festgelegt.

Es können also keine bestehenden Angaben auf dem Formular durch den Syndikus des Miteigentums gelöscht werden.

Ist die Briefwahl obligatorisch?

Ja, der Syndikus muss das Briefwahlformular jeder Einberufung einer Hauptversammlung (AG) beifügen, unabhängig davon, wie die AG abgehalten wird(Artikel 9 des Dekrets 67 und Artikel 17-1 A des Gesetzes 65).

Was sind die praktischen Aspekte der Briefwahl?

• Das Abstimmungsformular muss dem Syndikus der Miteigentümerschaft spätestens 3 deutliche Tage vor der Generalversammlung zugestellt werden,
• Keine Formalität der Rücksendung vorgeschrieben (per PDF, einfacher Post, Handzustellung, LRAR, Taubenpiepen, genau wie bei der Leistung),
• Ein Formular kann einen Beschlussvorschlag zur Tagesordnung nicht ändern. Wird eine Stimme durch Änderung des Beschlussgegenstandes abgegeben, ist die Stimme (nicht der Stimmzettel) ungültig.
• Wenn die Anmerkung jedoch nur eine Klarstellung enthält, deren Auswirkungen oder Umfang bereits durch den Beschluss abgedeckt sind, ist die Abstimmung gültig da es die Auflösung nicht verfälscht.

Wie zählt man die Stimmen per Post auf dem Anwesenheitsbogen der Hauptversammlung?

Die Anwesenheitsliste sollte angeben:

• Die Namen und Adressen der Miteigentümer, die auf dem Schriftweg abgestimmt haben,
• Das Datum des Eingangs des Formulars beim Syndikus(Artikel 14 des Dekrets 67).

Wie werden Briefwahlstimmen gezählt?

Der Gesetzgeber hat die Rahmenbedingungen für die Auszählung von Briefwahlen nicht gesetzlich oder regulatorisch geklärt.

Es ist möglich, aber nicht verpflichtend, dass die Mitglieder des Gewerkschaftsrates bei der Auszählung der Stimmen anwesend sind.

Zur Vermeidung von Betrugsverdacht oder zur Verringerung des Fehlerrisikos kann auch vorgesehen werden, dass die Briefwahlunterlagen neben dem Syndikus auch an den Gewerkschaftsrat gesandt werden, dazu ist er aber nicht verpflichtet.

Die Registrierung der Stimmen durch die Software muss vor der Generalversammlung erfolgen, aber die Formulare müssen dem Syndikus während der Generalversammlung zur Verfügung stehen (sie müssen der Anwesenheitsliste beigefügt werden).

Wie gehen Sie mit der Stimme eines Miteigentümers um, der bei der Versammlung anwesend oder vertreten ist und per Briefwahl abgestimmt hat?

Wenn ein Miteigentümer bei der Hauptversammlung anwesend (oder vertreten) ist und ein Briefwahlformular abgeschickt hat, sollte dieser nicht berücksichtigt werden(Artikel 14-1 des Dekrets 67).

Es sind die in der Versammlung abgegebenen Stimmen des Miteigentümers oder seines Vertreters zu berücksichtigen.

Wie zählt man eine Nein-Stimme zu einem Beschluss auf dem Briefwahlformular?

Zur Erinnerung: Das Briefwahlformular zeigt die Liste der Beschlüsse auf der Tagesordnung mit drei möglichen Auswahlmöglichkeiten zum Ankreuzen: FÜR, GEGEN oder ENTHALTUNG.

Wenn ein Miteigentümer bei einem Beschluss keine Wahl angekreuzt hat, gilt er als nicht an der Abstimmung über diesen Beschluss teilgenommen.

Wenn die Eigentümergemeinschaft ihn als Enthaltung zählt , ist das ein Fehler (Enthaltung ist ein sehr spezifisches Feld).

Wie ist mit dem Fall der Wahl eines Anbieters für einen Betriebsratsbeschluss mit dem Briefwahlformular umzugehen?

Wenn ein Beschluss, dessen Gegenstand die Abstimmung über Arbeiten oder die Erstellung eines Dienstleistungsvertrags ist, mehrere Verträge oder Kostenvoranschläge von Dienstleistern vorschlägt, können die Miteigentümer, die per Briefwahl abstimmen, das gewünschte Unternehmen nicht auswählen.

Tatsächlich sieht das Abstimmungsformular nur die Wahl zwischen der Abstimmung FÜR, GEGEN oder ENTHALTUNG vor. Die Miteigentümer können nichts hinzufügen.

Auch wenn die Wahl des Providers unbedingt auf der GV getroffen werden muss (wenn der BoG es grundsätzlich ablehnt, dass der ODJ einen Beschluss vorschlägt, die Wahl des Providers später an den BoG zu delegieren), kann die Briefwahl "günstig" im Werk als " klassifiziert werden.ausfallend".

Damit die Briefwähler an der Bestellung des Dienstleisters mitwirken können, ist für jede Schätzung ein separater Beschluss erforderlich (wie für die Treuhänder bei einem Wettbewerb).

Wie geht man mit Briefwahlstimmen für einen Beschluss um, der auf der HV geändert worden wäre?

Grundsätzlich darf ein Beschluss in der Versammlung nicht gegenüber seinem Wortlaut in der an alle Miteigentümer versandten Einberufung geändert werden.

Dennoch, wenn die Auflösung regelmäßig geändert im Rahmen der Hauptversammlung, die Abstimmungen per Briefwahl "günstig"muss als " klassifiziert werdenstandardmäßig"(Artikel 17-1 A des 65. Gesetzes).

Zusätzlich zu den obligatorischen Angaben unter jeder Abstimmung sind auch die Namen und die Anzahl der Stimmen der Briefwähler anzugeben, die infolge der Änderung des Beschlusses gleichgestellt werden mussten. säumige Zahler aufgrund der vorgenommenen Änderung des Beschlusses.

Wie gehen Sie mit der Briefwahl eines Miteigentümers um, der den Beschluss geändert hat?

Der Miteigentümer muss als "standardmäßig" für diese Resolution.

Wie ist mit Beschlüssen umzugehen, die einer zweiten "Passerelle"-Abstimmung unterzogen werden können, falls die erforderliche Mehrheit in der ersten Abstimmung nicht erreicht wird (25-1 und 26-1)?

Wenn ein Beschluss, über den mit der Mehrheit von Artikel 25 oder 26 abgestimmt werden muss, nicht die für die Annahme in erster Lesung erforderliche Mehrheit erhält, aber die für eine zweite "Passerelle"-Abstimmung erforderliche Schwelle erreicht, darf der Treuhänder die gleichen Abstimmungen nicht erneut durchführen und einfach die neue Mehrheit anwenden.

In der Tat legt das Gesetz fest, dass es sich um eine zweite Abstimmung handelt, nicht um eine Herabsetzung der Mehrheit. Wir sollten nicht davon ausgehen, dass der Wähler seine Stimme beibehält.

Wenn die Hauptversammlung eine zweite Lesung durchführen soll, das Abstimmungsformular diese Möglichkeit aber nicht vorsieht, muss der Briefwähler laut Gesetz als "standardmäßig".

Um dieses Risiko zu vermeiden, sehen wir in Homeland auf dem Formular der Briefwahl diese Möglichkeit vor (zusätzliche Abstimmungslinie), indem wir als Hinweis wieder die Bedingungen des Artikels 25-1 oder 26-1 nehmen.

Der Miteigentümer muss daher seine Stimme für die betreffenden Beschlüsse zweimal abgeben: einmal für die erste Lesung und einmal im Falle einer zweiten Lesung.

Beispiel:

Hat der Treuhänder das Recht, eine Hauptversammlung nur auf dem Schriftweg einzuberufen?

Ja. GemäßArtikel 22-2 der Verordnung Nr. 2020-304 vom 25. März 2020 darf der Treuhänder nur auf diese Weise einberufen werden, wenn:

• Der gesundheitliche Notstand ermächtigt das Kuratorium, allein zu entscheiden, die GV aus der Ferne einzuberufen,
• Und dass eine Video-/Audiokonferenz nicht möglich ist.

Wie erfolgt die Wahl des Versammlungsleiters bei einer ausschließlich auf dem Schriftweg abgehaltenen Hauptversammlung?

Vorsitzender der Versammlung

Das Gesetz sieht vor, dass die Aufgaben, die dem Vorsitzenden der Versammlung zufallen, automatisch auf den Vorsitzenden des Gewerkschaftsrats übertragen werden (Artikel 22-3, 4° der Verordnung Nr. 2020-304 vom 25. März 2020).

In Abwesenheit eines PCS wird es eines der Mitglieder des Gewerkschaftsrates sein, und in Abwesenheit der Teilnahme von Mitgliedern des SC an dieser GV wird es einer der stimmberechtigten Miteigentümer sein, der vom Syndikus bestimmt wird und die Aufgaben des Sitzungspräsidenten übernimmt.

Daher steht die Wahl des Vorsitzenden nicht auf der Tagesordnung.

Eine gute Praxis, die wir bei Homeland haben, ist, eine informelle Resolution dazu zu haben.

Scrutineer

💡 Zur Erinnerung: Die Benennung des Wahlprüfers ist nur dann zwingend erforderlich, wenn die Miteigentumsregelung bestellt es.

Im Falle einer 100%igen Briefwahl-Generalversammlung ist eine Wahl nicht möglich, da die Kandidaturen nicht in der Versammlung eingesammelt werden können.

Es ist daher eine gute Praxis, dass Homeland in der Resolution eine Vorauswahl trifft, damit die Abstimmung stattfinden kann.

Sekretär der Versammlung

Im Falle einer 100%igen Briefwahl-Generalversammlung ist eine Wahl nicht möglich, da die Kandidaturen nicht in der Versammlung eingesammelt werden können.

Das Gesetz sieht jedoch vor, dass in Ermangelung der Wahl eines Sekretärs der Syndikus für diese Aufgabe zuständig ist(Artikel 15 des Dekrets vom 17. März 1967).

Wenn der Gewerkschaftsrat wünscht, dass der Treuhänder nicht Sekretär wird, muss der Name eines freiwilligen Kandidaten angegeben werden, damit er auf der Tagesordnung der Einberufung erscheint.

Eine Informationsauflösung wird ebenfalls empfohlen.

Wie werden die Mitglieder des Gewerkschaftsrates im Falle einer Mitgliederversammlung nur auf dem Korrespondenzweg gewählt?

Im Falle einer 100%igen Briefwahl-Generalversammlung ist eine Wahl nicht möglich, da die Kandidaturen nicht in der Versammlung eingesammelt werden können.

Es ist daher ratsam, eine Vorauswahl der ehrenamtlichen Kandidaten in einem Beschluss zu treffen, damit die Abstimmung stattfinden kann (ein Beschluss pro Kandidat, der daher die "Passerelle"-Abstimmungen wie oben gesehen vorsehen muss, da diese Beschlüsse mit der Mehrheit des Artikels 25 abgestimmt werden).

Es ist daher eine gute Praxis für Homeland, in den Beschlüssen eine Vorauswahl von willigen Kandidaten zu treffen, damit die Abstimmung stattfinden kann.

Wie wird das Protokoll bei einer Mitgliederversammlung, die nur auf dem Schriftweg stattfindet, unterzeichnet?

Der Versammlungsleiter (siehe oben) bescheinigt die Anwesenheitsliste und unterzeichnet das Protokoll der Hauptversammlung innerhalb von acht Tagen nach deren Abhaltung(Artikel 22-3 der Verordnung vom 25. März 2020).

Das Gesetz erwähnt dies nicht, aber in aller Konsequenz kann der Sitzungspräsident die Anwesenheitsliste nur bescheinigen, wenn er Kopien der Briefwahlunterlagen hat. Daher müssen sie unserer Meinung nach gleichzeitig an ihn gesendet werden.

Wenn die Hauptversammlung für die Bestellung eines Stimmzettels gestimmt hat (siehe oben), müssen dem Stimmzähler auch die Anwesenheitsliste und das Protokoll der Hauptversammlung innerhalb von acht Tagen (mit den Formularen) zur Unterschrift zugestellt werden.

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